VW FS und Voya vereinfachen Reisekostenabrechnungen

Die Volkswagen Financial Services ermöglichen ihren Gewerbekunden künftig ein effizienteres Reisemanagement. Buchungen von Flügen, Hotels, Bahnverbindungen oder Mietwagen können einfach via Smartphone oder Internet-Applikation gebündelt getätigt werden. Das System dafür stammt von Voya, einem Hamburger Travel-Start-up, das sich VW 2020 einverleibt hat, und die digitale Reisekostenabrechnung möglich macht. Laut Konzern lassen sich so Organisations- wie auch Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren, nicht nur bei Dienstreisenden selbst, sondern auch den Mobilitätsmanager:innen.

„Angesichts der immer noch andauernden Pandemie scheint der Zeitpunkt für ein digitales Reisemanagement ungewöhnlich zu sein. Wir glauben aber fest daran, dass sich die Situation in den kommenden Monaten wieder etwas normalisiert und dann auch Geschäftsreisen wieder zunehmen werden“, so Armin Villinger, Generalbevollmächtigter und Leiter Vertrieb Markt Deutschland der Volkswagen Leasing GmbH. „Bereits seit einigen Jahren beobachten wir, dass Travel- und Fuhrparkmanagement zusammenwachsen und die gesamte Mobilitätskosten von Unternehmen in den Mittelpunkt rücken.

Bezahlungen über zentrale Firmenkreditkarte

Die Buchung über das Smartphone bzw. die Applikation erlaubt einen Individualisierungsgrad, im Gegensatz zu klassischen Online-Buchungsportalen, so VW. Erfolgen kann diese neben dem Self-Service auch über eine interaktive Chatfunktion, mit der systemintegrierte Geschäftsreisebüros durch die hinterlegten Reiserichtlinien und der kundenspezifischen Genehmigungsprozesse den Reiseservice online umsetzen. Die Richtlinien basieren dabei auf Unternehmensstandards, die individuell veränderbar sind. Der Import der Mitarbeitendendaten erfolge binnen kurzer Zeit, die Bezahlung aller Reisen wird durch eine zentrale Firmenkreditkarte, die als solche im System hinterlegt ist, abgewickelt. So müssen Dienstreisende ihre gebuchten Verkehrsmittel nicht im Vorhinein selbst bezahlen und lediglich für zusätzlich anfallende Kosten aufkommen. Unternehmen hingegen erhalten eine zentrale Abrechnung und über das eingebundene Reporting die Kostenkontrolle.

„Wir haben langfristig das Ziel, alle reise- und fuhrparkrelevanten Dienstleistungen in ein digitales Verkehrsökosystem zur strategischen Steuerung und Verwaltung des betrieblichen Mobilitätsmanagements zu überführen. VW | FS Business Travel ist der erste Schritt in diese Richtung“, kommentiert Villinger.

Digitalisierte Belege

Die Digitalisierung umgeht auch die fortlaufende manuelle Nachbearbeitung und das Einpflegen der Reisebelege in auswertende Datensysteme. Reisende können die Belege per Smartphone einfach erfassen und den einzelnen Reisen direkt zuordnen. Danach erfolgt die automatische lohnsteuerrechtliche und reiserichtlinienkonforme Überprüfung der eingereichten Belege. Die daraus resultierende Abrechnung kann als Datei direkt ins kundeneigene Finanzbuchhaltungssystem exportiert und weiterverarbeitet werden.