MOBIKO digitalisiert die Dienstreiseabrechnung

Das Münchner Start-Up MOBIKO  hat jetzt sein flexibles Mobilitätsbudget-Konzept der Abrechnung über festgelegte Budgets auf die Reisekostenabrechnung übertragen. Mit der neuen Anwendung sollen sich Dienstreisen einfach und digital ohne komplizierte Freigabeprozesse abrechnen lassen, verspricht der Anbieter. Die klassische Abrechnung von Dienstreisen sei für Mitarbeitende und die verantwortlichen Abteilungen mit einigen aufwendigen Schritten verbunden, etwa zeitintensive Freigabeprozesse bei und nach der Buchung, fehleranfälliges und umfangreiches Belege sammeln auf der einen und langwierige Prüfung der eingereichten Nachweise sowie Rückerstattung der Privatauslagen auf der anderen Seite, argumentiert der Anbieter. Nun übertrage man die Logik des Mobilitätsbudgets auf die Abrechnung von Geschäftsreisen.

Das nutzende Unternehmen legt an Hand der Travel Policy fest, wieviel Budget für welche Mobilitätsart und welche Strecke zur Verfügung steht. Die Mitarbeitenden entscheiden dann innerhalb dieses Budgets frei, wie die Dienstreise am besten durchzuführen ist. Zudem können die Unternehmen die Wahl des Verkehrsmittels so nachhaltig beeinflussen und damit Emissionen sparen, wirbt der Anbieter weiter. Die Reisenden erfassen die Belege direkt von unterwegs über die App. Am Monatsende erhält das Unternehmen alle erstattungsfähigen Ausgaben und Belege digital und GoBD-konform in PDF und Excel für eine schnelle Abrechnung.

Start mit Tagestrips, Erweiterung zur Vollkostenabrechnung bis Sommer

Zunächst wird die Anwendung zur Abrechnung für Tagestrips, vor allem im innerstädtischen Raum, eingeführt. Im Frühjahr folgt dann eine Business Travel Card, die die Mitarbeitenden individuell bei ihren Mobilitätsanbietern hinterlegen können. Nicht autorisierte Transaktionen werden unmittelbar abgelehnt, wodurch sich das Unternehmen Prüfungsaufwand spart. Zudem muss kein Mitarbeitender mehr in Vorleistung gehen und auf die Rückerstattung der Auslagen warten. Bis zum Sommer will man das Reisekostenabrechnungstool um eine volle Reisekostenabrechnungslösung inklusive Verpflegungspauschale und Kilometerpauschale vervollständigen.

MOBIKO (kurz für Mobilitätskontingent) ist ein 2018 aus einer Kooperation der Audi Business Innovation GmbH und dem Company Builder mantro GmbH gegründetes Green Mobility Startup aus München und sieht sich selbst als Marktführer im Bereich Mobilitätsbudget. Die eigenentwickelte App ermöglicht Arbeitgebenden bisher ihren Mitarbeitenden ein digitales Mobilitätsbudget zur Verfügung zu stellen, dass für alle verfügbaren Verkehrsmittel und Mobilitätsservices weltweit für den Arbeitsweg und Privat verwendet werden kann. Die Kosten können per App abgerechnet werden, in dem die Mobilitätsausgaben per Rechnungsbeleg hochgeladen werden. Ein integrierter Steueralgorithmus versteuert individuell die Mobilitätsausgaben und optimiert diese.