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Laden und Abrechnen bei E-Firmenfahrzeugen: Vertrauen ist gut, Automatisierung besser

Die wohl größte Herausforderung im elektrischen Fuhrpark liegt für die meisten Unternehmen und Verantwortlichen in der Abrechnung der Ladevorgänge. Laden am Arbeitsplatz, zuhause, unterwegs und an anderen Standorten – es gibt viele Anwendungsfälle, die gleichzeitig zu managen und zusammenzuführen sind.

Mit der Verwendung intelligenter Ladesoftware kann für Gerechtigkeit in der Abrechnung gesorgt werden. (Foto: VW AG)
Mit der Verwendung intelligenter Ladesoftware kann für Gerechtigkeit in der Abrechnung gesorgt werden. (Foto: VW AG)
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Claus Bünnagel

Bei elektrischen Firmenfahrzeugen erfolgt die Abrechnung oft noch manuell, Mitarbeiter werden für das Laden zuhause mit einer Pauschale entlohnt und für unterwegs braucht es unterschiedliche Ladekarten. In vielen Fuhrparks gibt es noch erheblichen Nachbesserungsbedarf.

„Die Ladeinfrastruktur im Fuhrpark muss in vielen Fällen noch benutzerfreundlicher gestaltet werden und das für beide Seiten – also sowohl für die Fahrer als auch für die Fuhrparkverantwortlichen“, meint Christian Kurtenbach, Director of Strategic Sales beim dänischen Start-up Monta.

Die manuelle Abrechnung ist zu zeitintensiv

Die wohl größte Herausforderung im elektrischen Fuhrpark liegt für die meisten Unternehmen und Verantwortlichen in der Abrechnung der Ladevorgänge. Laden am Arbeitsplatz, zuhause, unterwegs und an anderen Standorten – es gibt viele Anwendungsfälle, die gleichzeitig zu managen und zusammenzuführen sind.

„Wir sehen immer noch Fuhrparks, die nur mit einer rudimentären Ladesoftware ausgestattet sind und die Abrechnung demnach manuell durchführen“, deutet Kurtenbach auf die Notwendigkeit intelligenter Systeme hin.

Denn ohne diese seien Fuhrparkverantwortliche sowie E-Fahrer, aber auch andere Abteilungen mit einem Mehraufwand konfrontiert.

„Ansonsten laden sich Fuhrparkmanager am Ende des Monats aus mehreren Systemen und Instanzen die Ladevorgänge ihrer Mitarbeiter als CSV-Datei herunter. Die Datei wird manuell moduliert und Datenprobleme werden bereinigt“, weiß Kurtenbach.

Die Ladevorgänge müssen anschließend den richtigen Nutzer zugeordnet werden – hierzu braucht es ein aktuelles Datenmapping von Ladekarten auf die jeweiligen Nutzer und Kostengruppen. Hinzu kommt: Um Ladevorgänge, die von Mitarbeiter zuhause getätigt wurden, richtig zuzuordnen, muss die Wallbox zuhause richtig gemappt werden. Auch das Erfassen von Ladevorgängen, die unterwegs und zu unterschiedlichen Preisen getätigt wurden, bedeutet deutlichen Mehraufwand.

„All diese Ladevorgänge werden in ein internes Abrechnungssystem gespielt und dort von der Finanz- und Personalabteilung verarbeitet – und schlussendlich z.B. in der Gehaltsabrechnung berücksichtigt“, so Kurtenbach.

Wer die Pauschale zahlt, muss vertrauen 

Laut Kurtenbach können je nach Größe des Fuhrparks so teilweise mehrere Tage für die manuelle Abrechnung anfallen. Deswegen und auch weil in vielen Unternehmen eine passgenaue Abrechnung aufgrund mangelnder Ressourcen nicht umgesetzt werden kann, entscheiden sich Betriebe häufig dazu, ihren Mitarbeiter für das Laden zuhause die gesetzlich festgelegten steuerfreien Pauschalen auszuzahlen – unabhängig von den tatsächlichen Ladevorgängen und -kosten.

„Verantwortliche wählen auch häufig die Pauschale als Mittel zur Wahl, weil sie fürchten, dass ihre Mitarbeiter eine kWh-genaue Abrechnung ausnutzen könnten und z.B. zuhause ein Zweitauto laden oder höhere Strompreise angeben“, schildert Kurtenbach.

Eine Pauschale führe demnach entweder zu einer Verlagerung des Ladens zum eigentlich teureren öffentlichen Raum via Ladekarte oder zu Ungerechtigkeit gegenüber den Mitarbeitern.

Diesbezüglich merkt Kurtenbach an: „Der Arbeitgeber muss seinen Angestellten hier vertrauen, dass diese auch ehrlich sind. Viele tun dies natürlich auch. Aber auch Mitarbeiter wollen ebenso darauf vertrauen können, dass fair entgolten wird und dabei nicht alle privaten Ladevorgänge mitgelesen werden.“

Vor allem Angestellten, die bereits Jahrzehnte lang im Betrieb sind, wird oft ein größeres Vertrauen entgegengebracht als temporären Angestellten, die Servicefahrzeuge als Take-Home-Fleet mit nach Hause nehmen. Mit der Verwendung intelligenter Ladesoftware soll die Pauschale obsolet werden und für Gerechtigkeit in der Abrechnung sorgen.

„Mit unserer Software beziehungsweise App erlauben wir eine passgenaue Abrechnung bei geringem Aufwand – sowohl für die Fahrer als auch für das Fuhrparkmanagement. Über unsere App fragen wir die Mitarbeiter z.B. direkt, welche Stromkosten sie zuhause haben. Das Fuhrparkmanagement kann dies dann einsehen und genehmigen“, erklärt Kurtenbach.

Was es noch braucht, und wo es noch Potenzial gibt 

Neben der Abrechnung steht im öffentlichen Diskurs ebenso das Lastmanagement oft im Fokus. Ganz ohne Lastmanagement kann es je nach Größe des Gebäudes, das ebenso Strom bezieht, und Anzahl an Ladepunkten tatsächlich relativ rasch zu einer Netzüberlastung kommen. „Das macht aber keiner mehr heutzutage“, so Kurtenbach. Monta arbeitet mit einem cloudbasierten Lastmanagement, das die Last automatisch verteilt – nach Wunsch auch mit Priorisierung einzelner Ladepunkte, Gruppierungen nach Sicherungskreisen und auch Phasenrotation. So lässt sich die verfügbare Kapazität optimal ausnutzen.

Kurtenbach skizziert weiter: „Viele Fuhrparkverantwortliche sind sich gar nicht bewusst, welches Potenzial noch in der Nutzung von E-Fahrzeugen liegt, wenn diese auch als Flexibilität im Netz eingesetzt werden. Die Autos beziehungsweise ihre Batterien helfen dabei, das Netz zu stabilisieren. Und die Netzbetreiber entlohnen das auch. So können die Total Cost of Ownership einer E-Flotte noch weiter verbessert werden.“

Weiteres Ausbaupotenzial sieht Kurtenbach in der Bereitstellung von Ladepunkten für Mitarbeiter mit Privatfahrzeugen. Weil nicht jeder die Möglichkeit einer eigenen Wallbox zuhause hat, sind Lademöglichkeiten am Unternehmensstandort für Angestellte entscheidend für ihre Bereitschaft, auf Elektrofahrzeuge umzusteigen.

„Für ein typisches Fahrprofil reichen ein bis zwei Ladungen pro Woche völlig aus. Mit der richtigen Software kann der Arbeitgeber dabei ohne Probleme kostendeckend arbeiten, einen Beitrag zur Mobilitätswende leisten und gleichzeitig wesentlich attraktiver für hochqualifizierte Fachkräfte werden“, so Kurtenbach abschließend. 

Über Monta

Monta ist eine Plattform für das Laden von Elektrofahrzeugen. Durch das Bereitstellen einer App zum Laden von E-Fahrzeugen für Autobesitzer und eines Managementsystems für Betreibende von Ladestationen verbindet Monta Fahrer, Standorteigentümer und Installateure, um ein offenes, zugängliches Netzwerk von Ladestationen zu schaffen. Mit der Monta-Software kann jedes Unternehmen, jede Organisation und öffentliche Einrichtung, die verfügbare Standorte und Flächen besitzt, Ladestationen für Mitarbeitende, Gäste und E-Fahrer anzeigen, verwalten und einrichten. So können Betreiber von Ladestationen Nutzer, Stromverbrauch, Preise, Zugang und Transaktionen über die Monta-App verwalten. Durch das Peer-to-Peer-Laden können Wohneigentümer ihre Ladestationen mit anderen E-Fahrern teilen und so eine zusätzliche Einnahmequelle erschließen. Durch das Integrieren von persönlichen E-Ladestationen in der Monta-App können private Ladestationsbetreiber ihre Ladevorgänge einsehen, den Zugang zur Ladestation verwalten und ihre eigenen Preise und Nutzungsmöglichkeiten festlegen.

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