Elektronisches Fahrtenbuch - Fußfessel oder Finanzvorteil?

Arbeitgeber und Flottendienstleister tendieren aufgrund der neuen technischen Mittel zunehmend dazu, ihre Flotten mit elek­tronischen Fahrtenbüchern auszustatten, die personenbezogene Daten verarbeiten. Arbeitnehmer empfinden diese Systeme mitunter als „elektronische Fußfessel“ und stehen ihnen ablehnend gegenüber.

Die damit zusammenhängenden datenschutzrechtlichen Fragen werden durch die in der BRD unmittelbar geltende Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG n.F.), das zum 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, nicht abschließend geklärt werden können. Aufgrund der nach der DSGVO drohenden enormen Bußgelder für die Unternehmen sowie die handelnden Personen besteht für Arbeitgeber ein beachtliches Risiko.

Die DSGVO regelt das Datenschutzrecht erstmals EU-weit einheitlich. Art. 88 DSGVO sieht jedoch eine Öffnungsklausel für die Datenverarbeitung im Beschäftigungskontext vor, die eine abweichende nationale Regelung ermöglicht. Die BRD hat mit § 26 BDSG n.F. eine solche abweichende Regelung beschlossen.

Im Rahmen des § 26 Abs. 1 BDSG n.F. dürfen personenbezogene Daten von Arbeitnehmern nur in gewissem Rahmen verarbeitet werden. Das ist der Fall, wenn dies zur Begründung, Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Die Rechtsprechung wird hier noch zu klären haben, wie das Merkmal „erforderlich“ auszulegen ist. Die Rechtsprechung der Arbeitsgerichte bezüglich des Arbeitnehmerdatenschutzes war bisher eher streng. Es ist daher davon auszugehen, dass das Merkmal „erforderlich“ eng ausgelegt wird, um sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer so wenig wie möglich belastet und möglichst wenig personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuches dürfte deswegen nicht per se „erforderlich“ in diesem Sinne sein.

Entscheidend wird also die freiwillige schriftliche Einwilligung des einzelnen Mitarbeiters sein. § 26 Abs. 2 BDSG n.F. normiert deren Voraussetzungen. Sie kann vorliegen, wenn der Arbeitnehmer einen wirtschaftlichen oder rechtlichen Vorteil aufgrund der Einwilligung erlangt. Bei einem Dienstfahrzeug mit einem elek­tronischen Fahrtenbuch dürfte der Arbeitnehmer einen solchen Vorteil erzielen, da ihm die Versteuerung des geldwerten Vorteils aus dem privaten Dienstwagen­gebrauch durch die automatische Aufzeichnung der Dienstfahrten erleichtert wird; das Führen eines handschriftlichen Fahrtenbuchs entfällt. Privatfahrten dürfen nicht aufgezeichnet werden. Diese sind auch von einer freiwilligen Einwilligung nicht umfasst. Bei Unternehmen, die von einem Betriebsrat mitbestimmt werden, kommt aufgrund Art. 88 DSGVO auch der Abschluss einer Betriebsvereinbarung über die Einführung eines elektronischen Fahrtenbuches in Betracht. Entsprechende Regelungen in Tarifverträgen sind nach Art. 88 DSGVO ebenfalls zulässig.

Als Fazit lässt sich festhalten, dass auch die neuen Regelungen der DSGVO und des BDSG n.F. keine weitergehende Rechts­sicherheit für die Verwendung von elektronischen Fahrtenbüchern herstellen werden. Die Zulässigkeit wird im Regelfall von der Einwilligung der Arbeitnehmer abhängen. Wenn Arbeitgeber die Einwilligung der Arbeitnehmer einholen wollen, sollten sie höchste Sorgfalt walten lassen und die Arbeitnehmer ordnungsgemäß über die Verarbeitung der Daten informieren. Ob sich in der Praxis Verbesserungen bezüglich des Datenschutzes für die Arbeitnehmer ergeben, ist indes fraglich.

Autor: Martin Guschlbauer, Rechtsanwalt (Senior Associate in der Rechtsanwaltskanzlei Hupe Gantenberg Rechtsanwälte Partnerschaft mbB)