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Avrios: Automatisierung im Fuhrpark sorgt für mehr Effizienz

Die Administration der Fahrzeugflotte lässt sich mithilfe intelligenter Automatisierung erleichtern. Das befreit Fuhrparkmanager von manuellen Tätigkeiten, spart bis zu 30 Prozent Administrationszeit und schafft Raum für strategische Belange. Ein Gastbeitrag von Andreas Brenner.

Automatisierung spart Zeit und Geld, wenn man es intelligent macht: Die Schweizer Software-Schmiede Avrios glaubt an das Potenzial. | Foto: Avrios
Automatisierung spart Zeit und Geld, wenn man es intelligent macht: Die Schweizer Software-Schmiede Avrios glaubt an das Potenzial. | Foto: Avrios
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Redaktion (allg.)

Von der Industrie über den Handel bis zur Logistik halten im digitalen Zeitalter Automatisierung und KI branchenübergreifend Einzug. Auch der Fuhrparkverantwortliche kann das Management der betriebseigenen Fahrzeugflotte deutlich erleichtern, indem er mit Hilfe von KI Verwaltungsaufgaben automatisiert.

Manuelle Tätigkeiten prägen den Alltag

Wer heute eine Unternehmensflotte verwaltet, ist unter anderem dafür verantwortlich, die hundertprozentige Verfügbarkeit sämtlicher Fahrzeuge sicherzustellen, sie effizient zu managen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten – aber auch strategische Entscheidungen für den weiteren Betrieb der Flotte zu treffen. Häufig ist der Alltag des Fuhrparkmanagers dabei geprägt von manuellen Tätigkeiten. Denn die Fahrzeuge müssen nicht nur verwaltet, Schäden abgewickelt und Leasing-Fahrzeuge nach Ablauf der Leasingzeit zurückgegeben werden. Auch der Rechtssicherheit bei Themen wie Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung muss der Flottenmanager seine Aufmerksamkeit widmen. Dazu fragt er Daten aus unterschiedlichen Quellen und Formaten ab, erfasst und organisiert sie: analoge und elektronische Rechnungen, Leasingverträge in Form umfangreicher PDFs, Tankkarten-Daten oder die Kilometerstände. Gleichzeitig erwartet das Management tagesaktuelle Auswertungen und aussagekräftige Analysen, um datenbasierte Entscheidungen treffen und Abläufe im Unternehmen optimieren zu können.

Unternehmen fehlt der Überblick

Nicht selten bewältigen Fuhrparkmanager diese Anforderungen heute noch auf der Basis von Papier und komplex miteinander verknüpften Excel-Listen mehr schlecht als recht. Denn wiederkehrende Daten wie Werkstattrechnungen oder Kilometerstände lassen sich selbst mit Excel kaum verwalten.

Die von manuellen Tätigkeiten geprägten Aufgaben erfordern zudem einen enormen Zeitaufwand, zum Beispiel wenn Rechnungen verglichen werden sollen, die in verschiedenen physischen und digitalen Ordnern abgelegt sind.

Diese Situation ist nicht nur für den verantwortlichen Mitarbeiter unbefriedigend – die Folgen können aus strategischer Sicht gravierend sein. Denn dem Unternehmen fehlt ein verlässlicher Überblick und wichtige Entscheidungen werden auf der Basis ungenauer und unvollständiger Daten getroffen.

Zentrale Datenbasis als Entscheidungsgrundlage

Abhilfe kann eine auf KI basierende Software schaffen, die bislang manuell ausgeführte Prozesse automatisiert. Sämtliche Daten werden – unabhängig davon, in welchem ursprünglichen Format sie vorliegen – importiert, zusammengeführt und automatisch erfasst. Über Schnittstellen werden auch externe Datenquellen einbezogen, wie etwa die Portale der Tankkarten-Anbieter. Zudem erfasst die Software eintreffende Rechnungen oder Leasingangebote digital und macht sie jederzeit abrufbar. Sie unterstützt den Fuhrparkmanager dabei, die Kilometerstände einzelner Fahrzeuge einzusammeln und die Fahrer an bestimmte Termine zu erinnern. Auch gewährleistet sie die elektronische Führerscheinkontrolle und überprüft Tankrechnungen.

Die Automatisierung sorgt dafür, dass alle Daten für Ad-hoc-Auswertungen bereitstehen und berücksichtigt ohne Mehraufwand bisher nicht erhobene Daten.

So entstehen ganz neue Chancen für Optimierungen. Welche der Fahrzeuge sollten ersetzt werden? Welcher Leasinggeber bietet unter bestimmten Voraussetzungen bessere Konditionen? Für welche Mitarbeiter mit welchen Touren ist ein Elektrofahrzeug geeignet, für welche ein Diesel-Auto? Antworten auf diese und viele weitere Fragen stehen dank intelligenter Automatisierung moderner Flottenmanagement-Plattformen innerhalb weniger Minuten per Mausklick zur Verfügung.

Fazit:

Die automatisierte Datenverwaltung trägt dazu bei, zeitintensive manuelle Tätigkeiten deutlich zu reduzieren, gibt den Verantwortlichen damit Raum für strategische Belange und schafft die Datengrundlage für wichtige Entscheidungen. Die Zeit, die früher zur Administration aufgewendet wurde, steht nun für das eigentliche Geschäft zur Verfügung. Automatisierte Prozesse auf Basis von KI sorgen stets für vollständige und aktuelle Daten sowie die Erfüllung von Compliance-Vorgaben. KI ist keine Zukunftsmusik mehr, sondern hat längst branchenübergreifend Einzug in den Arbeitsalltag gehalten. Im Falle der Fuhrparkverwaltung ist sie schon fester Bestandteil eines modernen Mobilitätsmanagements geworden.

Über Andreas Brenner:
Andreas Brenner ist Mitgründer und Geschäftsführer des Schweizer Software-Dienstleisters Avrios International AG. Vor der Gründung war er Mitgeschäftsführer im eigenen Familienunternehmen mit Tätigkeiten im Logistiksektor. Dort kümmerte er sich unter anderen um die Digitalisierung und Automatisierung der Fuhrparkverwaltung. Mit der Erkenntnis, dass alle anderen Unternehmen vor vergleichbaren Problemen standen, gründete er die Avrios International AG, welche heute mit über 600 Kunden zu den führenden Anbietern der Software-gestützten Fuhrparkverwaltung gehört.

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