Slack schnackt für mehr Kommunikation: Emergize-Berater Eike Wagner erklärt neue Mobilitätsmanager: Slacken statt Schnacken

Die neue Mobilität wird immer komplexer und multimodaler. Da war sich die von Eike Wagner moderierte Gruppe aus Mobilitätsspezialisten schnell einig. Wagner ist Berater für Change-Prozesse bei Emergize und hat Erfahrungen mit neuen Abläufen. Einmal ökologisch korrekt von Norwegen nach Portugal zu reisen, erfordert mittlerweile einen schlauen Mobilitätsmanager. Und damit durchgängige Kommunikation. In manchen Unternehmen „slackt“ man dafür. Wobei man stattdessen gut auch das norddeutsche Wort „schnacken“ einsetzen könnte, denn nichts Anderes tut die Software im Prinzip. Der Name „Slack“ bedeutet „Searchable Log of All Conversation and Knowledge“, grob übersetzt wäre das ein „Durchsuchbares Protokoll aller Konversationen und allen Wissens“. Mit Slack kann man Nachrichten austauschen oder mit einzelnen oder in einer Gruppe chatten. Womit die Software im Prinzip Postfachdienste wie Outlook und Chatprogramme vereint. Auch gemeinsame Dokumente können bearbeitet werden, aber nur, wenn man bei weiteren externen Diensten wie Dropbox, Google Drive oder GitHub ein Konto besitzt und angemeldet ist. Mittlerweile nutzen neben IBM auch Uber oder Sixt die Software und wollen damit viel Zeit und Stress sparen und immer größer werdende Postfächer verkleinern.

Änderungen werden sofort an alle Betroffenen kommuniziert

Die Kernfunktionen von Slack sind im Grunde wie ein Chatprogramm organisiert: Anfragen oder Diskussionen werden in offene und geschlossene Kanäle gegliedert. Außerdem kann man zwischen privaten und öffentlichen Nachrichten differenzieren, ebenso zwischen News an Einzelpersonen und an Gruppen. Dies kann zu vielen, teils unübersichtlichen Verzweigungen im Gesprächsverlauf führen, bindet aber alle Beteiligten direkt ein.

Konkretes Beispiel gefällig? Dafür nannte Carsharing-Profi Christoph Assmann von Sixt die Eröffnung der Tier-Scooter-Vermietung in Wolfsburg. Schon seit Längerem kooperieren Sixt und Tier im Bereich des E-Scooter-Sharing. Eröffnet Tier nun einen neuen Standort, wird das per Slack sofort auch an alle Beteiligten von Sixt weitergegeben, die davon betroffen sind, heißt: Die Sixt-IT kann den Standort Wolfsburg unmittelbar ins Angebot programmieren und das Sixt-Marketing kann sofort kommunizieren. Außerdem lernte man auch intern bei Sixt ganz neue Mitarbeiter kennen, mit denen man sich zum Mittagessen verabreden kann. Es gibt sogar einen „Lost-and-Found“-Kanal. Innerhalb der Kanäle können Threads unübersichtliche Verzweigungen im Diskussionsverlauf ordnen. Frage an Assmann: Wenn man so viele Kanäle hat – wird das dann nicht auch zu viel der Information? Anfängliche Neugier führe durchaus dazu, bekennt Assmann, doch im Laufe der Zeit kristallisiere sich klar heraus, welche „Slacklines“ wirklich wichtig seien. So können Personen auch Benachrichtigungen abwählen oder pausieren. Dann wird man über Neuigkeiten nicht mehr aktiv informiert. Die Anderen lesen dann sinngemäß „Bitte nicht stören“. Trotzdem kann man für dringende Fälle eine Benachrichtigung veranlassen. Das kann schlimmstenfalls dazu führen, dass die Kontaktierten nie mehr erreichbar sind, wie uns unser interner Neue-Medien-Profi Steven Otto mitgeteilt hat, der in einem früheren Unternehmen mit Slack gearbeitet hat. Weshalb gerade in kleineren Unternehmen die Gefahr besteht, sich mit Slack nur einen zusätzlichen Messenger-Dienst ans Bein zu binden.

Alle externen Partner können eingebunden werden

Interessant ist die Möglichkeit, externe Dienste einzubinden und die betroffenen Mitarbeiter mehrerer Unternehmen direkt anzusprechen. In der Praxis schätzt Christoph Assmann auch die Option, Beiträge mit Emojis zu kennzeichnen, um sich so Stimmungsbilder einholen zu können. Auch die Option, verschiedene Arbeitsgruppen zu verbinden erleichtert die Zusammenarbeit in der Praxis – auch mit Partnern anderer Unternehmen. Zudem lassen sich externe Informationen einbinden.

Ein wichtiger Punkt für Michael Schramek, geschäftsführender Gesellschafter von Regio Mobil im eher dünn besiedelten Nordhessen, denn ihm geht es genau darum: Um unnötigen Verkehr und Verkehrsmittelbesitz zu vermeiden, möchte er viele Player zusammenbringen. Und das wäre mit „slacken“ viel einfacher als unzählige Mails zu schreiben und zu beantworten. Zumal er sich sicher ist: „Kommunen sitzen an einem langsamen, aber ziemlich starken Hebel“. Das bestätigt Slack-Chef Oliver Blüher, der in Hamburg gute Erfahrungen mit dem Ridesharingdienst Moia gemacht hat: „Die machen mir vor der Tür eine Haltestelle auf.“ Spannend sei Slack auch für große Kunden wie IBM oder SAP, wo die Mobilitätsmanager für Mitarbeiterreisen diverse Fäden zusammenspinnen müssen. Auch können so generell in einer Arbeitswelt, in der immer mehr Personen im Homeoffice oder dezentral arbeiten, unnötige Wege vermieden werden. Und dafür sei die Corona-Krise ein guter Katalysator. Dazu kommt laut Blüher die steigende Geschwindigkeit, die durch Corona aktuell zwar wieder etwas reduziert wird. Trotzdem fragen viele Kunden, wie sie mehr Speed in ihre Abläufe bringen könnten. Das war laut Assmann auch bei Sixt ein Grund für die Einführung von Slack, denn irgendwann sei man der Flut der Mails kaum noch Herr geworden.

Keine überlaufenden Mailfächer mehr

Tatsächlich sei die „Inbox“ viel kleiner geworden und „viel Triviales sei einfach rausgeflogen.“ Ein weiterer Vorteil sei die Tatsache, dass man so weltumspannend weiterarbeiten könne – immerhin sei Sixt in 108 Ländern präsent. Mit Slack könne man wichtige Entscheidungen sofort an betroffene Kollegen weiterleiten, egal ob diese in Bangalore, Kalifornien, Kiev oder eben in der Pullacher Zentrale säßen. Zumal man sich hier exakt die Use-Cases zusammenbauen könne, die man braucht, unter anderem auch Frage-Antwort-Kanäle, in denen bis hin zu banalen Basics alles gefragt werden kann. Was laut Slack-Deutschland-Chef Blüher in der Praxis auch die Barriere senke, einfache Fragen zu stellen. Da man in großen Konzernen hier schnell Antworten erhalten kann, vielleicht auch von Stellen, von denen man es gar nicht erwartet hat, beschleunigt das den Aufbau von Wissen und die Fragenden vermeiden es, sich mit „Notbehelfen“ durch den Alltag zu wursteln.

In der Praxis stellt Assmann auch fest, dass man so schneller an die nötige Expertise kommt: Oft habe man mit spätestens drei Anrufen auch extern den richtigen Experten an der Hand, Infos werden so schneller und transparenter übermittelt. Zumal die „Generationen X und Y“ laut Blüher gegenüber schlechten (digitalen) Tools sehr intolerant seien: Jeder fünfte Mitarbeiter wechsle deshalb den Job.

Konkret erleichtere das laut Assmann auch das Stationstraining bei Sixt: Man sähe sofort die Effekte bei den Mitarbeitern und den „Haben-Wollen-Effekt“ bei den Kollegen: Denn intuitive Kommunikation und Inhaltsübermittlung sei ein Mehrwert für alle Arten von Arbeiten. Auch Fehler oder Probleme könnten so viel schneller entdeckt und gemeldet werden. Die Emojis demokratisieren außerdem die Kommunikation zwischen den Berufsebenen.

Interessant sind auch die Möglichkeiten, bei anderen Herstellern gewisse „Slacklines“ mitverfolgen zu können, wie es Moderator Wagner tut. Er ist unter anderem mit Daimler und Thyssen-Krupp „verslackt“ und erhält hier auch immer wieder interessante Einblicke in Prozesse dieser Konzerne, was abermals Geschwindigkeit und Transparenz erhöhe. Außerdem könnten sich so hinter existierenden Geschäftsbeziehungen neue Netzwerke ausbilden. Auch für Events böte sich laut Wagner die Möglichkeit, sich anschließend themenspezifisch zu vernetzen.

Ein Administrator muss das Grundgerüst aufsetzen

Trotzdem braucht es auch bei Slack einen Administrator, der das Grundgerüst der Kommunikation in großen Konzernen aufsetzt. Darüber hinaus hätte man laut Slack-Deutschland-Chef Blüher die Möglichkeit, selbst Anwendungen zu bauen.

So könne man zum Beispiel die HR-Abteilung entlasten, indem man Anträge per Slack stelle und nicht diverse Systeme installieren müsse, die von den Mitarbeitern nur selten genutzt und deshalb oft wieder „verlernt“ werden. Deshalb hat Slack mittlerweile rund 2.200 Standardanwendungen ins System integriert. Die Kunden haben sich darüber hinaus über 100.000 eigene Anwendungen programmiert. Zurückgespiegelt auf die Praxis passt das perfekt zur „Sixt-One-App“, mit der die Pullacher „Mobilitätsermöglicher“ alle Verkehrsmittel überall auf der Welt kombinieren wollen, vom Mietwagen über den ÖPNV bis zum Taxi – alles mit einem Knopfdruck. Was natürlich einfacher geht, wenn alle Beteiligten im Hintergrund miteinander „verslackt“ sind und so an neuen Ideen basteln können.

Die Regio-Mobil-Gründer Michael Schramek hier schon hat – so kann man schnell und ideologiefrei sämtliche Verkehrsträger verbinden. Oder sich so manche Reise – und den damit verbundenen CO2-Ausstoß (fast) ganz sparen…