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Fuhrparkanalyse: Digital analysiert besser!

Große Unternehmen setzen beim Mobilitätsmanagement gern auf All-in-Lösungen. Wir haben nachgefragt, wann, wo und welche Vorteile es bringt. (Von Gregor Soller)

 Bild: Austin Distel/Unsplash
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Gregor Soller

Anfang 2023 haben sich Avrios und Vimcar, zwei Anbieter für digitale Flottenmanagement-Lösungen, zu einer Partnerschaft zusammengeschlossen. In Berlin bieten sie eine All-in-one-Lösung für ein digitales und optimiertes Mobilitätsmanagement. Während Vimcar vor allem für die eigene digitale Fahrtenbuchlösung bekannt ist und über weitere Funktionen wie Routenplanung und Diebstahlwarnung verfügt, bietet das Leistungsspektrum von Avrios Services wie automatisches Compliance Controlling, ein Umwelt-Dashboard und eine Corporate Carsharing Software.

Zu ihrer Kundschaft gehören in der DACH-Region unter anderem die Deutsche Bahn, DB Schenker, Zalando, Kyocera, Flaschenpost, Allianz, Free Now, Knauf, Koziol, Nippon Seiki, Tee Gschwendner und das Bayerische Rote Kreuz. Wir wollten wissen, welche Vorteile die digitale Fuhrparkanalyse bringt und welche Tools es dafür gibt. In den Fuhrpark- und Finanzabteilungen großer Unternehmen ist klar, dass es digitale Prozesse und Analysen braucht, um effizient zu sein, Optimierungspotenzial zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Diese Erkenntnis kommt auch im Mobilitätsmanagement an. Wir sprachen mit Francine Gervazio, CEO der Partnerfirmen Avrios und Vimcar.

Dass große Unternehmen digitales Flottenmanagement brauchen, ist klar. Aber lohnt sich das auch für weniger Fahrzeuge?

Gervazio: Selbst kleine Fahrzeugflotten produzieren heute eine Datenfülle, die mit Excel-Tabellen und Zettelwirtschaft in Aktenordnern nicht mehr sinnvoll beherrschbar ist. Digitale Werkzeuge ermöglichen eine effizientere Verarbeitung der Flottendaten, was Zeit spart und dem Flottenmanagement erleichtert, Berichts- und Compliance-Pflichten zu erfüllen.

Welche Prozesse und Aktivitäten im Fuhrpark werden am häufigsten analysiert?

Aus unseren eigenen Auswertungen wissen wir, dass Fuhrparkmanager vor allem die Gesamtkosten ihrer Flotten im Blick haben. So haben im letzten halben Jahr gut 30 Prozent der Avrios-Kunden Gesamtkosten-Reports (Total Costs of Ownership) abgerufen. Bei Vimcar nutzen im Durchschnitt sogar 70 Prozent die Kostenübersicht regelmäßig und tragen Kostenpunkte ein. Das Kosten-Reporting hilft bei Investitionsentscheidungen, Vertragsverhandlungen mit Leasing-Gesellschaften und natürlich der Verbrauchsoptimierung. Außerdem lässt sich ein Viertel der Avrios-Anwender die gefahrenen Kilometer der Flottenfahrzeuge ausgeben, bei Vimcar sind es 45 Prozent. Ebenfalls beliebt ist das Verbrauchsmonitoring: Hier rufen 19-20 Prozent der Avrios- und Vimcar-Nutzer den Kraftstoffverbrauch ab, um den CO2-Ausstoß und die Tankkosten im Blick zu haben. Insgesamt sehen wir einen Trend zu Analysen, die sich mit der Nachhaltigkeit betrieblicher Mobilität befassen.

Was sparen digitale Analyse-Tools im Fuhrpark an Kosten und Zeit?

Fuhrparkverantwortliche müssen sich um bis zu 700 unterschiedliche Teilprozesse kümmern. Je mehr davon automatisiert werden kann, desto höher die Ersparnis bei den Prozesskosten. Wir haben errechnet, dass der Zeitaufwand für die Fuhrparkverwaltung mit digitalen Lösungen um 25 Prozent und mehr gesenkt werden kann. Je nach Flottengröße sind das mehrere zehn- bis hunderttausend Euro Sparpotenzial pro Jahr. Die Datenanalyse ist hier eine Teilmenge der Verwaltungsprozesse.

Was wird zukünftig gefragt und möglich sein?

Wir rechnen fest damit, dass die Nachfrage nach Prozessautomatisierung und tiefer Datenanalyse für den Flottenbetrieb stark zunehmen wird. Angesichts schätzungsweise 40 Millionen gewerblichen Nutzfahrzeugen und 22 Millionen gewerblichen Pkw in Europa ist das Potenzial enorm. Eine besondere Bedeutung kommt dem Verbrauchs- und Emissions-Reporting zu, da Unternehmen hier mit strengen gesetzlichen Berichtsvorschriften konfrontiert sein werden. Außerdem lassen sich mit Datenanalysen auch das Elektrifizierungspotenzial einer Firmenflotte sehr gut erfassen und damit strategische Investitionsentscheidungen unterlegen.

Noch immer scheuen viele Kunden vor einem digitalen Fahrtenbuch zurück, obwohl die Anwendung mittlerweile wirklich einfach geworden ist. Bemerken Sie hier einen Wandel?

Definitiv. Die manuelle Fahrtenbuchführung ist mühsam und steckt voller Fallstricke. Ein Fahrtenbuch muss immer aktuell und lückenlos geführt sein. Dafür ist im Joballtag oft keine Zeit. Trägt man die Einträge später nach oder vergisst Fahrten, ist das Fahrtenbuch fehlerhaft. Das deutsche Finanzamt versteht da keinen Spaß. Wem schon einmal ein Fehler in der Fahrtenbuchführung unterlaufen ist, weiß: Das kann teuer und nervenaufreibend sein.

Unsere Kunden erkennen aber, dass ein digitales Fahrtenbuch nicht nur all diese Tücken behebt, sondern auch noch schnell und einfach genutzt werden kann. Es braucht kein technisches Onboarding und keine komplizierte Hardware – ein kleiner Stecker reicht. Die Fahrten werden damit einfach automatisch aufgezeichnet, inklusive Kilometerstände und Start- und Zieladressen. Die Verarbeitung der Daten geschieht finanzamtkonform. Die Fahrten können mit einem Klick in der App kategorisiert werden. Diese Einfachheit hilft enorm dabei, die Kunden vom digitalen Fahrtenbuch zu überzeugen.

Welche Funktionen respektive Daten sind den Kunden Ihrer Erfahrung nach am wichtigsten – und welche Punkte werden in der Praxis gern übersehen respektive sind zu beachten?

Das kommt darauf an, welchen Zweck die Flotte eines Unternehmens hauptsächlich erfüllt. Ist es für sein Alltagsgeschäft auf die Fahrzeuge angewiesen, wie das etwa bei Lieferdiensten oder Krankentransporten der Fall ist, sind vor allem Telematikprodukte wichtig, um den Status und Standort der Flottenfahrzeuge jederzeit im Blick zu haben.

Die Verknüpfung von Telematikdaten mit Fahrzeugkosten und anderen Dokumenten ist besonders in größeren Fuhrparks von großem Interesse, denn hier liegt der Fokus vermehrt auf der Effizienzsteigerung. Die Kombination von Daten und Prozessen über alle Teilbereiche des Fuhrparks ermöglicht eine ganzheitliche Steuerung und Kostenreduktion. Die Prozessoptimierung fängt aber schon im ‚Kleinen’ an – so bietet die Routendokumentation in Kombination mit der Kostenaufstellung unseres Fahrtenbuchs bereits entscheidende Analysemöglichkeiten.

Wichtige Aspekte der Fuhrparkverwaltung, die in der Praxis oft übersehen werden, sind die rechtssichere Führerscheinkontrolle und die Unterweisung der Unfallverhütungsvorschriften (UVV). Dabei geht es um die termingerechte Dokumentation und Durchführung der Prüfungen. Um Kommunikationsschleifen mit den Fahrern zu sparen und den Verwaltungsaufwand klein zu halten, können auch diese Prozesse digital abgebildet und damit automatisiert werden. So senken Fuhrparkleiter und Unternehmen ihre rechtlichen Risiken signifikant.

Sie geben im Schnitt 2.758 Euro Steuerersparnis an. Haben Sie auch ein Zeitersparnisfenster, das Sie sich hier zutrauen?

Unser Praxistest hat gezeigt, dass das digitale Fahrtenbuch dreimal so schnell ausgefüllt werden kann wie ein analoges. Es liegt eben alles automatisch bereit: Startpunkt, Route, Endpunkt, Kraftstoffverbrauch und die verbrauchten Kosten. Das erspart eine Menge Denkarbeit und, was ebenso wichtig ist, schützt vor Fehlern.

Viele Kunden schreiben, dass sie Support brauchen und schätzen. Was sind in der Praxis hier die meisten kleinen Fallstricke, über die sie stolpern? Wie ist Ihr Support organisiert?

Ich glaube, die Zufriedenheit mit unserem Support kommt daher, dass wir versuchen, für unsere Kunden an jedem Punkt in ihrem Prozess mitzudenken. Die Aufgaben von Fuhrparkleitern sind extrem breit gefächert und es bleibt keine Zeit, sich in unnötig komplexe Systeme einzuarbeiten. Deshalb gestalten wir beispielsweise die Onboarding-Prozesse unserer Produkte so einfach. So können wir die beste Mischung aus größtmöglicher Unterstützung im Alltag und möglichst einfacher Handhabung sicherstellen.

Wir wissen auch, dass die meisten Fallstricke im Handling in den gesetzlichen Vorgaben zur zeitnahen Führung des Fahrtenbuchs liegen. Um unseren Kunden hier auszuhelfen, bietet unsere Software die Option, sich rechtzeitig daran erinnern zu lassen. Das ist sowohl für die Fahrer als auch für die Flottenmanager eine willkommene mentale Stütze.

Außerdem stellen wir unseren Kunden eine Vielzahl an weiteren Materialien rund um das korrekte Führen eines Fahrtenbuches sowie Vorlagen für Nutzungsverträge mit ihren Mitarbeitern zur Verfügung. So können von Anfang an langfristige Probleme vermieden werden.

Haben unsere Kunden dann doch mal ein Anliegen für unseren Support, ist unser Customer Service sehr breit aufgestellt und in Teams mit unterschiedlichen Schwerpunkten aufgeteilt, sodass zu jedem Thema immer ein passender Ansprechpartner zur Verfügung steht. Wir arbeiten als Unternehmen engmaschig und in stetigem Austausch zusammen und legen dabei Wert auf ein herzliches und persönliches Miteinander. Das spiegelt sich natürlich auch im Kontakt mit unseren Kunden wider. Statt anonymer Massenabfertigung setzen wir auf Qualität und individuelle Hilfestellung, je nach Bedarf unserer Kunden.

Auf den Punkt

Es ist … eine einfache Möglichkeit, komplexe Daten zu erheben, zusammenzuführen und auszuwerten.

Ideal für … alle Fuhrparks, die sich Zeit sparen wollen.

Schön, dass … es immer mehr „All-in“-Möglichkeiten gibt.

Schade, dass … man dafür anfangs ein kleines bisschen Geduld braucht.

Zur Person

Francine Gervazio ist Unternehmerin mit einer großen Leidenschaft für den Umgang mit Menschen. Aufgewachsen in Brasilien, studierte sie, nach verschiedenen Stationen in Australien, Thailand und Argentinien, in den USA. Während ihrer ersten beruflichen Stationen war sie Mitgründerin eines B2B-Logistik-Start-ups und Verantwortliche für Süd-Lateinamerika bei EasyTaxi. Ihr Ziel: die bestmögliche Kundenzufriedenheit. 2021 übernahm sie als CEO die Leitung bei der Avrios International AG, seit 2023 agiert sie als CEO der Partnerfirmen Avrios und Vimcar.

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Artikel Fuhrparkanalyse: Digital analysiert besser!
Seite 60 bis 63 | Rubrik konnektivität
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